Naručilac ne otvara ponude po redu kojim su stigle. Prije nego vašu cijenu uopšte ocijeni, provjerava da li vas smije pustiti dalje, i to iz dokumenata koje ste priložili.
Jedan od tih dokumenata vrlo često je spisak izvršenih ugovora s potvrdama naručilaca. Tu većina firmi otkrije da nema reference, nego fasciklu: ugovore bez potvrda, potvrde bez vrijednosti i poslove koje niko nije zapisao dok su trajali.
Isto radi i privatni kupac. Distributer koji vam daje robu na odgođeno, investitor i glavni izvođač nemaju obrazac, ali imaju isto pitanje: jeste li ovo već radili, u kojoj veličini i ko to može potvrditi.
Ukratko
- Potvrda o uredno izvršenom ugovoru ima propisan sadržaj; bez tih podataka ne ispunjava ono što zakon traži.
- Reference se skupljaju dok posao traje, jer poslije dvije godine niko se ne sjeća vrijednosti ni datuma.
- Ono što naručilac nađe kad ukuca ime firme mijenja kako čita vašu ponudu.
- Šta smijete objaviti određuje ugovor, a ne osjećaj; dozvola se traži i zapisuje.
- Popis poslova s obimom i godinom radi i za tendere i za privatne kupce, jer odgovara na isto pitanje.
Šta zakon dozvoljava naručiocu da traži
Korisno je znati okvir, jer se iz njega vidi šta uopšte vrijedi pripremati. Zakon o javnim nabavkama BiH dopušta ugovornom organu da u tenderskoj dokumentaciji odredi minimalne uslove i dokaze koje traži.
Uredna firma dolazi prije referenci
Prije nego se uopšte gleda šta ste radili, gleda se ko ste. Zakon traži da ponuda bude odbačena ako je firma pravosnažno osuđena za učešće u kriminalnoj organizaciji, korupciju, prevaru ili pranje novca, te ako je pod stečajem, u likvidaciji ili u postupku obustave poslovanja, te ako nije izmirila dospjele obaveze za penziono, invalidsko i zdravstveno osiguranje ili za direktne i indirektne poreze.
Uz ponudu ide ovjerena izjava, a uvjerenja suda, organa registracije i poreznih institucija traže se od firme kojoj se dodijeli ugovor, u roku koji odredi ugovorni organ. Ne smiju biti starija od tri mjeseca od dana predaje ponude, a njihovo izdavanje traje, pa firma koja ih ne zatraži odmah po predaji ponude rizikuje da ugovor ode sljedećem na listi.
Ekonomska i finansijska sposobnost
Ovdje spadaju dokumenti koje izdaje banka ili druga finansijska institucija, kao i garancija za pokriće osiguranja od odgovornosti za realizaciju ugovora iz oblasti vaše registrovane djelatnosti.
Uz to idu poslovni bilansi, za period koji po zakonu nije duži od posljednje tri finansijske godine, ili od registracije ako firma posluje kraće.
Za vas je praktična posljedica jednostavna: dio dokaza ne pravite vi nego vaša banka i osiguravajuća kuća, i oni imaju svoje rokove. Firma koja ih traži tri dana prije otvaranja ponuda računa na sreću.
Tehnička i profesionalna sposobnost
Kod nabavke robe, usluga i radova prvi na spisku dokaza je spisak izvršenih ugovora, uz potvrde. Uz njega se mogu tražiti i podaci o tehničkoj opremljenosti, o osoblju i o mjerama za osiguranje kvaliteta.
Kod usluga i radova zakon pominje i izjavu o prosječnom godišnjem broju zaposlenih i broju rukovodećeg osoblja u posljednje tri godine, opis tehničke opremljenosti i, kod nabavke robe, uzorke, opise ili fotografije onoga što se isporučuje.
Drugim riječima, naručilac provjerava tri stvari: jeste li ovo već radili, imate li čime i imate li s kim. Reference odgovaraju samo na prvo pitanje, ali ono najčešće odlučuje hoćete li uopšte doći do ostalih. Fotografije proizvoda i opis opreme, koje ionako držite na sajtu, ovdje prestaju biti marketing i postaju dokazni materijal.
Šta mora sadržavati potvrda
Potvrda o uredno izvršenim ugovorima ima propisan sadržaj, i to je dio koji se najčešće previdi:
- Naziv i sjedište ugovornih strana. Ko je naručio i ko je izveo.
- Predmet ugovora. Šta je zaista rađeno, a ne opšta djelatnost firme.
- Vrijednost ugovora. Iznos, jer se prag sposobnosti mjeri njime.
- Vrijeme i mjesto izvršenja. Period i lokacija.
- Navod da je ugovor uredno izvršen. Rečenica koja potvrdu čini dokazom.
Pismo u kojem naručilac kaže da je saradnja bila korektna nije potvrda u ovom smislu. Razlika se vidi tek kad komisija traži podatak kojeg nema, a tada je kasno.
Potvrda se traži dok posao traje
Najbolji trenutak za potvrdu je primopredaja, kad su svi zadovoljni i kad osoba koja je vodila posao još radi na tom mjestu.
Ko je potpisuje
Potpisuje je neko ko je ovlašten kod naručioca, najčešće rukovodilac koji je vodio ugovor ili osoba zadužena za nabavke. Kod većih naručilaca to nije isti čovjek s kojim ste svaki dan razgovarali na terenu.
Zato se pita unaprijed, dok posao traje: ko potpisuje potvrdu i šta mu treba da je potpiše. To je pitanje od jedne rečenice koje kasnije štedi sedmice.
Kad naručilac odugovlači
Odugovlačenje rijetko dolazi iz zle namjere. Češće niko ne zna ko potpisuje, ili je dokument nekome još jedan zadatak na spisku.
Pomaže da potvrdu napišete vi, s popunjenim podacima, i pošaljete je na potpis. Čovjeku na drugoj strani tada ostaje da provjeri brojeve, a ne da sastavlja dokument koji prvi put vidi.
Šta ako je posao završen davno
Potvrda se može tražiti i naknadno, samo je teže. Prije nego nazovete, izvucite iz svoje evidencije broj ugovora, datume i konačnu vrijednost, pa ih pošaljite zajedno sa zahtjevom.
Ako je naručilac bio privatna firma koje više nema ili koja odbija potvrdu, zakon u tenderu priznaje vašu izjavu o uredno izvršenom ugovoru, uz dokaz da ste potvrdu pokušali dobiti. Zato sačuvajte mejl ili dopis kojim ste je tražili. Kod javnog naručioca ta mogućnost ne postoji.
Ono što naručilac vidi izvan ponude
Dokumenti odlučuju formalno. Utisak se pravi prije njih.
Ime firme u pretrazi
Čovjek koji priprema ocjenu često ukuca ime vaše firme. U rezultatima pretrage tada vidi vaš sajt, Google Business profil, ponekad staru adresu i broj koji ne radi.
Ništa od toga ne mijenja bodove, ali mijenja s kojom mjerom čita ostalo. Kako profil na mapi utiče na tu prvu provjeru, opisali smo u tekstu Google Business profil je često prva stranica vaše firme.
Podaci koji se ne poklapaju
Uz to idu podaci koje niko ne primijeti dok su tačni. Puni naziv firme kakav stoji u registru, adresa, JIB i ime osobe koju se zove.
Kad se naziv na sajtu i naziv u ponudi razlikuju za jednu riječ, neko na drugoj strani mora provjeriti jeste li to vi. Svaka takva provjera troši strpljenje prije nego je vaša cijena uopšte pročitana.
Sajt koji ne pokazuje nijedan posao
Za firme koje rade po ugovorima to izgleda ovako: sajt star sedam godina, tri fotografije i rečenica o dugogodišnjoj tradiciji, bez ijednog konkretnog posla.
Ponuda uz to djeluje kao ponuda firme koja se nada, a ne firme koja ovo radi svake sedmice. Isti dokumenti, drugačije čitanje.
Stranica s referencama koja radi i za tender i za kupca
Najkorisnija stranica s referencama izgleda dosadno i odgovara na ista pitanja koja traži potvrda.
Šta ide u svaku stavku
- Šta je rađeno. Konkretno: hala od 4.000 kvadrata, 12 kilometara vodovodne mreže, 300 tona konstrukcije godišnje.
- Za koga, ako smijete reći. Naziv naručioca ili opis tipa naručioca.
- Kada i gdje. Godina i lokacija, jer starost posla nosi informaciju.
- Vaša uloga. Izvođač, podizvođač ili član grupe ponuđača. Ovo se najčešće prešuti, i upravo se ovo provjerava.
- Dokaz. Fotografije s gradilišta ili pogona, i podatak da potvrda postoji.
Kako ih grupisati
Popis od pedeset poslova u jednom nizu ne pomaže nikome. Grupisanje po tipu posla, branši ili veličini pomaže, jer kupac traži posao sličan svom.
Proizvođaču je najvažnije da nađe posao svoje veličine, investitoru da nađe svoju vrstu objekta, a naručiocu u nabavci da nađe predmet koji odgovara opisu iz tenderske dokumentacije. Ista lista, tri različita puta kroz nju.
Fotografije i brojevi
Fotografija s terena vrijedi više od rendera, čak i kad je slabija. Ona pokazuje da je posao postojao.
Brojevi rade isto: kvadrati, tone, kilometri, broj lokacija, trajanje. Firma koja piše “veliki projekat za poznatog investitora” nije rekla ništa; firma koja piše “4.000 kvadrata, deset mjeseci, Zenica” rekla je sve.
Kad kupac dolazi izvana
Strani kupac provjerava isto, ali drugim redom. Njega prvo zanima da li radite po standardu koji on poznaje, pa tek onda za koga ste radili. Reference zato vrijedi napisati s podacima koje on može pročitati bez prevodioca: mjere u jedinicama koje koristi, standard po kojem je posao rađen, rok isporuke i obim u brojevima.
Ime domaćeg naručioca njemu najčešće ne znači ništa, a veličina posla znači sve. Dodajte i ono što se kod nas podrazumijeva, a vani ne: da li ste radili po tuđem nacrtu ili po svom, i ko je radio kontrolu kvaliteta.
Čija je referenca kad posao nije bio samo vaš
Rijetko koji veći posao izvede jedna firma sama, a upravo se tu prave greške koje komisija primijeti.
- Bili ste podizvođač. Napišite to. Referencu podizvođača potvrđuje glavni izvođač, jer je on vaša ugovorna strana. Da li je naručilac prihvata, piše u tenderskoj dokumentaciji, pa neka iz potvrde bude jasno šta ste vi radili i u kojem obimu.
- Ponuda je bila zajednička. Kod grupe ponuđača navedite svoj dio i vrijednost tog dijela uz ukupnu vrijednost ugovora. Kako se zajednička referenca priznaje, određuje tenderska dokumentacija.
- Čovjek koji je vodio posao je otišao. Referenca ostaje firmi, ali samo ako je zapisana. Potvrda s potpisom ne odlazi s kolegom; sjećanje odlazi.
- Firma je promijenila ime ili je pripojena. Navedite kontinuitet, jer naručilac inače traži poslove pod imenom kojeg u registru više nema.
Uz svaki veći posao vrijedi imati i osobu za provjeru, s njenim pristankom. Kupac koji može nazvati nekoga i dobiti potvrdu u jednom pozivu rijetko traži dalje.
Šta smijete objaviti
Ovdje se firme dijele na one koje ne objave ništa iz opreza i one koje objave sve bez pitanja. Oba puta prave problem.
Javne nabavke
Podatak o dodijeljenom ugovoru objavljuje se na portalu javnih nabavki, pa sama činjenica da ste radili za nekoga najčešće nije tajna.
Cijene, nacrti, tehnička rješenja i detalji iz ugovora mogu biti povjerljivi, i to piše u ugovoru. Objavljena vrijednost ugovora i vaša interna kalkulacija nisu ista stvar, pa se druga nikad ne objavljuje.
Privatni ugovori
Pravilo je ugovor, a ne osjećaj. Ako u njemu stoji povjerljivost, pitajte za dozvolu i zapišite odgovor u mejl.
Vrijedi razlikovati dvije vrste tajnosti. Jedna štiti kupca, i nju poštujete bez pogovora. Druga je navika da se ne govori ništa, za svaki slučaj, i ona vas samo košta. Firma koja iz opreza ne objavi nijedan posao izgleda kao firma koja ih nema.
Anonimizirana referenca
Kad dozvole nema, referenca i dalje može stajati bez imena: proizvodni pogon u Zenici, distributer prehrambene robe, kupac iz Njemačke.
Obim i godina nose skoro cijelu vrijednost, a ime je ono što se najlakše izostavi. Uz to možete navesti da ime dajete na upit, što ozbiljnom kupcu najčešće bude dovoljno.
Referenca nije pohvala
Vrijedi razdvojiti dvije stvari koje se često stave na istu stranicu.
Pohvala je rečenica zadovoljnog kupca. Lijepo je imati je, ali je niko ne provjerava i svi znaju da je birana. Referenca je tvrdnja koja se može provjeriti: predmet, obim, godina, uloga i neko ko to potvrđuje.
Razlika se vidi kad neko zaista provjerava. Pohvalu niko ne može opovrgnuti, ali je ni ne vjeruje. Referencu neko može nazvati i potvrditi, i zato nosi težinu. Firma koja ima deset provjerljivih poslova i nijedan citat prolazi bolje od one s dvadeset citata bez ijednog podatka.
Papir koji niko ne traži dok ga svi ne traže
Reference su neugodne po tome što se skupljaju u vrijeme kad ne trebaju, a trebaju kad ih je kasno skupljati.
Firma koja na kraju svakog posla uzme potvrdu i doda pet redova na sajt nema projekat s referencama. Ima naviku. Kad se pojavi tender s rokom od deset dana ili kupac koji pita jeste li ovo već radili, odgovor je već napisan.
Ostalima taj isti tender oduzme dvije sedmice traženja, a često i sam posao, jer im je nedostajala jedna rečenica na papiru koji je neko trebao potpisati dok su mašine još bile na terenu. Koliko sajt koji to drži na okupu realno košta, opisali smo u tekstu Koliko košta web stranica u BiH.
Česta pitanja