Odluka da promijenite agenciju obično se donese brzo. Poslije nje dođe pitanje koje niko nije postavio na početku saradnje: šta je zapravo vaše? Facebook stranica je na portfoliju agencije, Google Ads se plaća preko njenog računa, analitika je otvorena na adresu čovjeka koji tamo više ne radi, a domena glasi na firmu čije ime pamtite samo s fakture.
Ništa od toga ne mora biti zla namjera. Agencije otvaraju naloge na sebe zato što je tako brže prvog dana. Ali svaki od tih naloga postaje problem onog dana kad odete: oglasi stanu jer je nestao način plaćanja, upiti s forme prestanu stizati jer je hosting ugašen, a historija od tri godine kampanja ostane u tuđem portfoliju. Popravlja se sedmicama, a dio se ne može popraviti nikad.
Ukratko
- Preuzimanje se radi tokom otkaznog roka, dok stara agencija još odgovara na poruke, a ne poslije.
- Oglasni račun otvoren u Meta portfoliju agencije ne može se premjestiti u vaš; može se samo dijeliti, ili otvoriti novi.
- Google Ads račun na mjesečnom fakturisanju preko agencije prestaje prikazivati oglase čim se odvoji, ako prije toga ne podesite svoje plaćanje.
- Svojstvo Google Analyticsa može preći na vaš račun s podacima, a kontejner Tag Managera najčešće se preuzima dodavanjem vas kao administratora.
- Domena se preuzima prva, jer ko drži domenu i DNS, može dokazati vlasništvo nad skoro svim ostalim.
Prvo spisak, pa tek onda otkaz
Prije nego agenciji javite da odlazite, sjednite s nekim ko zna sistem i napravite tabelu. Jedan red za svaku stvar: domena, hosting, administracija sajta, poslovna e-pošta, Google Ads, Google Analytics, Tag Manager, Search Console, Google Business profil, Meta portfolio sa stranicom i oglasnim računom, alat za newsletter, licence za dodatke i fontove.
Za svaki red tri kolone:
- Na čije ime glasi. Vaša firma, agencija ili konkretan čovjek.
- Ko ima koji nivo pristupa. Ne samo da li vi možete ući, nego možete li dodavati i uklanjati druge.
- Na koju adresu stižu obavijesti. Računi, upozorenja o isteku i kodovi za prijavu.
Treća kolona je ona koju svi preskoče, a ona pravi najviše štete. Domena istekne zato što obavijest stiže na adresu bivšeg zaposlenog. Oglasni račun se zaključa zato što dvofaktorska prijava traži telefon nekoga iz agencije.
Kad je tabela gotova, vidi se koliko posla ima. Ako je skoro sve na vašem imenu, promjena traje dan. Ako nije, otkazni rok je vrijeme za preuzimanje, a ne za čekanje.
Domena i DNS idu prvi
Domena je jedina stvar koja se ne može napraviti iznova. Sve ostalo, od sajta do analitike, može se izgraditi ponovo uz trošak. Adresa koju kupci znaju ne može.
Vlasnik .ba domene je onaj ko je upisan kao registrant, bez obzira na to ko je plaćao. Ako je to agencija, domena se prenosi promjenom registranta, na osnovu sporazuma dosadašnjeg i novog registranta. Taj papir se najlakše potpiše dok je saradnja još korektna.
Domena je prva i iz drugog razloga. Ko upravlja DNS zapisima, može dokazati vlasništvo nad Search Consoleom, potvrditi domenu u Metinom portfoliju i preusmjeriti poštu. Kad je ona kod vas, sve ostalo se preuzima iz jačeg položaja.
Prije bilo kakve selidbe zapišite sve postojeće DNS zapise, a posebno one za e-poštu. Najčešći kvar pri promjeni hostinga nije sajt koji ne radi, nego pošta koja dva dana ne stiže jer su zapisi ostali na starom serveru.
Google računi: šta se prenosi, a šta ostaje
Google nema jedno dugme za predaju. Svaki alat ima svoje pravilo, i dva od njih imaju zamku.
Google Ads
Ako je vaš račun povezan s upravljačkim računom agencije, vezu može prekinuti administrator na bilo kojoj strani. Google navodi da račun pri tome ne gubi historiju kampanja ni pristup funkcijama.
Zamka je plaćanje. Ako se račun fakturiše mjesečno preko agencije, ili koristi platni profil agencije, oglasi prestaju čim se veza prekine. Zato se prvo podesi plaćanje na vašu firmu, pa tek onda odvaja račun. Kako izgleda provjera ko ima koji nivo pristupa, opisano je u tekstu o tome kako provjeriti agenciju za Google Ads.
Google Analytics
Ako je svojstvo Google Analyticsa otvoreno na računu agencije, ne morate krenuti ispočetka. Svojstvo se premješta na drugi račun zajedno s podacima, podešavanjima i tokovima podataka, a kod na sajtu ostaje isti. Na starom računu ostaje dio stvari, poput historije izmjena.
Za premještanje je potrebna administratorska uloga na oba računa. Najjednostavnije je da vi agenciji privremeno date administratora na svom računu, ona premjesti svojstvo, a zatim joj pristup oduzmete.
Tag Manager
Google Tag Manager je mjesto gdje stoje sve skripte mjerenja. Google sam preporučuje da nalog otvori firma, a da agencija bude dodana kao korisnik, i da nalog uvijek ima barem dva administratora.
Ako je nalog na agenciji, tražite da vas doda kao administratora na nivou naloga. Druga mogućnost je izvoz kontejnera i uvoz u vaš nalog, ali tada dobijate novi kontejner s novim ID-om i kod na svakoj stranici sajta se mijenja. Prvo je jeftinije.
Search Console i Google Business profil
U Search Consoleu postoje vlasnici potvrđeni tokenom i vlasnici koje je neko dodao. Kad uklanjate agenciju, Google traži da obrišete i njen token: fajl na sajtu, oznaku u kodu ili DNS zapis. Ako token ostane, uklonjeni vlasnik može ponovo potvrditi vlasništvo.
Google Business profil ima glavnog vlasnika, i samo on može tu ulogu predati. Prenosi se nekome ko je već vlasnik ili upravitelj, a novi vlasnik ili upravitelj mora čekati sedam dana prije nego može upravljati svim funkcijama. Zato se ovo pokreće prvog dana otkaznog roka, ne zadnjeg.
Meta: stranica se može prenijeti, oglasni račun ne
Na Meti je razlika između stranice i oglasnog računa važnija nego bilo gdje drugo.
Facebook stranica se ne prenosi direktno iz jednog portfolija u drugi. Agencija je uklanja iz svog portfolija, a zatim je vaša firma dodaje u svoj. Za to na strani agencije treba neko s punom kontrolom nad portfolijom.
Oglasni račun otvoren unutar portfolija agencije ostaje tamo zauvijek. Ne može se premjestiti ni obrisati. Agencija vam ga može podijeliti kao partneru, pa vidite historiju, ali račun nije vaš. Za većinu firmi to znači novi oglasni račun na vlastitom portfoliju, uz izvoz izvještaja i spisak publika dok je stari još dostupan.
Ako je stranica pri tome visila o ličnom profilu nekog iz agencije, to je sigurnosni problem, ne samo vlasnički. Kako se to slaže da preživi odlazak ljudi, piše u tekstu o hakovanoj Facebook stranici.
Sajt, hosting i pošta
Ovo je dio koji se najčešće tiče onoga ko vodi sistem u firmi, i dio u kojem se najviše toga može izgubiti tiho.
Hosting i administracija sajta
Hosting treba biti ugovoren na vašu firmu, s vašim podacima za prijavu. Ako ga plaća agencija i zaračunava vam ga u paketu, pitajte šta se dešava sa serverom onog dana kad prestanete plaćati paket. Odgovor je često da se ugasi.
Prije nego išta mijenjate, tražite potpunu sigurnosnu kopiju: fajlove i bazu, ne samo izvoz sadržaja. U administraciji sajta treba postojati korisnik s najvišim nivoom na adresu vaše firme, a nalozi ljudi iz agencije se brišu, ne samo deaktiviraju.
Licence za dodatke i teme
Plaćeni dodaci i teme često su kupljeni na nalog agencije. Sajt radi i dalje, ali bez ažuriranja, što je za sigurnost gore nego da dodatka nema. Na spisku zapišite na čije ime glasi svaka licenca i kad ističe, i dogovorite da se prenese ili kupi nova na vašu firmu.
Poslovna e-pošta
Ako je pošta na Microsoftu 365, uloga koja ima punu kontrolu zove se globalni administrator. Ta uloga mora biti kod ljudi iz vaše firme. Microsoft savjetuje da je ima manje od pet osoba i da postoje dva posebna računa za hitni pristup. Agencija koja održava poštu može imati užu ulogu.
Redoslijed koji ne zaustavi posao
Isti posao urađen drugim redom pravi prekid. Ovaj redoslijed čuva oglase i poštu:
- Prvi dan otkaznog roka. Dodavanje vas kao vlasnika ili administratora svugdje gdje to već niste, uključujući Google Business profil, zbog sedam dana čekanja. Potpisivanje sporazuma o promjeni registranta domene.
- Prva sedmica. Sigurnosna kopija sajta, zapis svih DNS zapisa, izvoz izvještaja i spisak publika s oglasnih računa koji ostaju kod agencije.
- Prije odvajanja računa. Plaćanje u Google Adsu i novi oglasni račun na Meti, podešeni i provjereni.
- Zadnja sedmica. Premještanje svojstva analitike, preuzimanje stranice u vaš Meta portfolio, odvajanje Google Ads računa od agencije.
- Zadnji dan. Uklanjanje svih korisnika iz agencije, brisanje njihovih tokena u Search Consoleu i promjena lozinki koje su znali.
- Sedmicu poslije. Provjera da forme stižu, da se konverzije bilježe i da oglasi troše budžet kao i prije.
Kad u Siiteu preuzimamo sajt od druge agencije, upravo ovim spiskom počinje prvi sastanak, jer se od njega vidi koliko je posla prije nego što se išta dira.
Najbolje vrijeme za ovo je prvi dan saradnje
Sve gore opisano je posao za firmu koja odlazi. Ista stvar na početku saradnje traje sat vremena. Sajt koji se plaća i gradi kako treba počinje s nalozima otvorenim na firmu, dvije osobe iz firme kao administratorima i agencijom dodanom kao korisnik ili partner.
To nije znak nepovjerenja. Agencija koja radi dobro ne zavisi od toga da li je teško otići od nje, a agencija koja zavisi od toga reći će vam to već pri pitanju na čije ime ide račun. Odgovor na to pitanje govori više od bilo koje reference.
Zato ugovor sa sljedećom agencijom treba imati jednu rečenicu više nego prethodni: spisak svega što je vaše, rok u kojem se pristupi predaju kad saradnja prestane, i obavezu da se predaju bez obzira na otvorena potraživanja. Ta rečenica nikad neće zatrebati agenciji koja je pošteno zaslužila da ostane.
Česta pitanja